5. العملاء
لكل شخص تعالجه العيادة سجل عميل واحد يحوي بيانات الاتصال، وبوالص التأمين، والحساسيات وموانع الاستعمال، والسمات (الوسوم)، والتفضيلات، والخطة العلاجية، وباقات الجلسات، والفواتير، والنماذج الملتقطة، وسجل الزيارات كاملاً.
5.1 قائمة العملاء
- شرائح الإحصاء — إجمالي العملاء، أعضاء VIP (من يحملون سمة VIP)، من لديهم بريد، الإنفاق الكلي.
- البحث بالاسم أو البريد أو الهاتف أو العنوان (يبحث في قاعدة البيانات كلها).
- Filters — أُضيفوا بين تاريخين، عدد الزيارات، الإنفاق الكلي. Apply يطبّقها؛ Clear يمسحها.
- Filter by attributes — يحصر الصفحة المعروضة بمن يحملون وسوماً معيّنة.
- عروض Card / List / Table؛ يُحفظ الاختيار على هذا الجهاز.
- Export ينزّل CSV للعملاء المطابقين لمربع البحث.
- Import (صلاحية Customer Records) يفتح معالج الاستيراد.
- Add Customer يفتح لوحة العميل.
لكل صف View history (يفتح سجل العميل) وEdit وDelete. تحديد صفوف في عرض القائمة أو الجدول يُظهر شريط الإجراءات الجماعية: Merge (عند تحديد اثنين بالضبط: يُدمج الأول في الثاني مع نقل المواعيد والفواتير والخطط ومدخلات الانتظار والسمات والحساسيات والتأمين)، Add attribute، Delete.
العميل الذي عليه مبلغ لا يمكن حذفه: تبقى النافذة مفتوحة وتسمّي المبلغ والفواتير وتطلب التسوية أو الشطب أولاً.
معالج الاستيراد
- ارفع ملف CSV (يُكتشف ترميز UTF-8 أو UTF-16 أو Windows-1256).
- اربط الأعمدة بالحقول السبعة القابلة للاستيراد: الاسم، البريد، الهاتف، العنوان، تاريخ الميلاد، الجنس، الملاحظات. الاسم إلزامي.
- راجع أعداد الصفوف الجاهزة والمكررة وغير الصالحة. لا يُكتب شيء بعد.
- استورد، ثم اقرأ أعداد المُدرج والمتجاوَز والخاطئ والأسباب.
5.2 لوحة العميل (إضافة وتعديل)
اللوحة نفسها تُفتح من Add Customer، ومن Edit في الصف، ومن زر Edit في السجل، ومن New customer في لوحة الحجز. الأقسام من الأعلى:
| القسم | الحقول والقواعد |
|---|---|
| Identity | الاسم الكامل (إلزامي، حرفان فأكثر)، تاريخ الميلاد (يُعرض العمر)، الجنس |
| Contact | Mobile (إلزامي): اختر الدولة ثم اكتب الرقم الوطني بصفره الأول، مثل 0791234567. القاعدة عشرة أرقام؛ الرقم من تسعة أرقام بلا صفر يُرفض برسالة «Invalid phone number». هاتف المنزل، البريد (اختياري)، العنوان. |
| Local identity | الرقم الوطني / الإقامة (فقط مع وحدة التأمين؛ 10 أرقام تبدأ بـ 1 أو 2)، الجنسية، وولي أمر للقاصر (الاسم، الهاتف، صلة القرابة) |
| Insurance | بطاقة لكل بوليصة: شركة التأمين (من الإعدادات › شركات التأمين)، رقم البوليصة، حصة العميل بالنسبة المئوية (تُحسب حصة الشركة كالباقي)، تاريخ الانتهاء، وأيها الأساسية. Add policy / Add secondary policy. إزالة بوليصة من القائمة تحذفها عند الحفظ. |
| Customer attributes | بدّل وسوم العيادة (تُعرَّف في الإعدادات › سمات العملاء). مخفي إن لم يكن للعيادة وسوم. |
| Allergies | Add allergy: النوع (دوائي، غير دوائي، أو No known allergies لتسجيل أن السؤال طُرح)، الاسم، رد الفعل، الشدة (mild, moderate, severe, fatal)، ملاحظة. تظهر كتنبيهات في لوحة الحجز وصفحة الموعد. |
| Notes | داخلية، لا تُعرض للعميل أبداً |
| Additional preferences | الحالة الاجتماعية، طريقة الدفع المفضلة، الطبيب المحوِّل، اللغة المفضلة (إنجليزي / عربي — تحدد لغة رسائل واتساب)، قناة التذكير (واتساب / التطبيق / كلاهما) |
يذكر التذييل ما ينقص («Still needed: a name and a mobile number») وفيه Create customer / Update customer.
إن حُفظ السجل الأساسي ورُفض قسم (التأمين أو الحساسيات أو السمات) تبقى اللوحة مفتوحة مع تحذير يسمّي ذلك القسم، ولا يضيع ما كتبته. لا تعامل ذلك كنجاح.
5.3 سجل العميل
افتح عميلاً من القائمة أو من حجز أو تقرير.
العمود الجانبي
- الاسم، عدد الحساسيات، رمز العميل، Customer since.
- Book appointment — يفتح التقويم في وضع الحجز لهذا العميل.
- Edit — لوحة العميل.
- Mobile مع زرّي اتصال وواتساب (واتساب فقط عندما يكون الرقم كاملاً بدولة). Email مع زر إرسال.
- Outstanding — الرصيد المستحق عبر كل الفواتير، أو Nothing owed، أو تحذير بعدد الفواتير غير المدفوعة وأقدمها. Take payment (صلاحية Billing) يسدّده.
- Next appointment والأخصائي المفضل للعميل (Not asked، No preference، أو اسم).
التبويبات
| التبويب | يعرض |
|---|---|
| Activity | كل موعد وفاتورة وملاحظة حسب اليوم، الأحدث أولاً، مع مرشّح (All / Appointments / Invoices / Notes) ومربع بحث. يوم الغياب يحصل على Rebook؛ الفاتورة غير المدفوعة على Settle (Billing). |
| Appointments | Upcoming / Past / No show / Cancelled، مرشّح بالأخصائي، بطاقة Next up مع Reschedule وCheck in، وBook. |
| Billing | مربعات Outstanding وInvoiced وPaid (وWritten off)؛ جدول الفواتير مع Settle أو Receipt / Invoice لكل صف؛ آخر المدفوعات. يحتاج صلاحية Sales أو Billing. |
| Profile | سجل العميل قابل للتعديل في مكانه: الهوية، الاتصال، ملخص التفضيلات، التأمين، الحساسيات، الملاحظات الداخلية. Save changes يرسل الحقول التي غيّرتها فقط. لا يمكن من هذا التبويب مسح قيمة مخزّنة (استخدم لوحة Edit). |
| Preferences | اللغة وقناة التذكير؛ دعوات التقييم تشغيل/إيقاف؛ الحالة القابلة للقراءة فقط للرسائل التسويقية وتنبيهات إعادة الحجز؛ الأخصائي المفضل وملاحظات التعامل مع الزيارة (صلاحية Customer Records). |
| Plan | الخطة العلاجية وباقات الجلسات — أدناه. |
| Others | القياسات والتركيبات والنماذج. |
5.4 الخطة العلاجية (تبويب Plan)
الخطة العلاجية هي برنامج الجلسات الذي يتبعه العميل: عنوان البرنامج، الهدف والملاحظات، وعدد الجلسات المخطط لها. تعرض البطاقة مربعات Completed وBooked وRemaining وPlan of، ونقطة لكل جلسة، ومفتاحاً (Completed / Booked / Missed / Cancelled / Not booked) وSession n is next.
- Remaining = الجلسات المخطط لها ناقص كل جلسة احتُسبت على الخطة. الجلسات الغائبة والملغاة تُحتسب أيضاً؛ الشاشة لا تدّعي غير ذلك عمداً.
- Book next session يفتح التقويم لهذا العميل.
- New plan يظهر عندما لا خطة للعميل. في عيادة «الأخصائي فقط» يستطيع أي موظف إنشاء خطة، لكن حفظها وإيقافها مؤقتاً وإلغاءها وتعديلها يحتاج دور admin أو doctor؛ الأدوار الأخرى ترى «Plans are managed by the doctor».
- Plan history يفتح مدير الخطط الكامل: كل خطة مرّ بها العميل بحالتها (Active, Paused, Completed, Cancelled)، وTotal appointments in plan (فارغ = غير محدود)، ونص Rehabilitation programme والملاحظات، وصفوف لكل جلسة يكتب فيها الأخصائي نتيجتها ويضبط Session progress. تقدّم الجلسة قابل للتعديل فقط على جلسة مكتملة وخلال 24 ساعة.
Goal and review يعرض نص البرنامج والملاحظات مع Edit plan.
5.5 باقات الجلسات (تبويب Plan، العمود الأيسر)
باقة الجلسات جلسات مدفوعة مسبقاً (مثل «10 physiotherapy sessions»). يسرد تبويب Plan باقات العميل مع شريحة (n left، Used up، Expired)، ومقياس المستخدَم مقابل المباع، وتاريخ الانتهاء، والفاتورة التي فُوترت عليها. تُباع الباقات من الخدمات والمنتجات (رابط Sell a pack يأخذك إليها) وتُخصم عند الدفع: اختر الباقة تحت Pay with a plan عند الحجز، وتُخصم الجلسة عند دفع الزيارة. تُحسب الأرصدة دائماً من الخصومات الفعلية؛ لا يُنقص شيء يدوياً. عرضها يحتاج صلاحية Billing.
لا تخلط بين رقمي «المتبقي»: جلسات الخطة المتبقية مسار سريري؛ جلسات الباقة المتبقية رصيد مدفوع.
5.6 النماذج (Others › Forms)
نماذج الاستقبال والموافقة والاستبيان الملتقطة لهذا العميل، الأحدث أولاً، كل منها Completed أو Draft. فتح واحد يعرض الأسئلة كما صيغت وقتها؛ تعديل القالب لاحقاً لا يغيّر رداً ملتقطاً أبداً.
Capture form يفتح نافذة الالتقاط: اختر قالباً نشطاً، أجب عن الأسئلة (الإلزامية معلّمة بنجمة)، ثم Save draft أو Complete. تُفحص الإجابات الإلزامية عند الإكمال. النافذة نفسها تُفتح من زر Form في صفحة الموعد فيُربط الرد بتلك الزيارة. تُبنى القوالب في الإعدادات › النماذج.
5.7 القياسات والتركيبات (Others)
Measurements تسجّل قراءات مقابل زيارة لمقاييس تعرّفها العيادة (مدى الحركة، درجة الألم، الوزن…)، بالإضافة فقط: التصحيح قراءة جديدة. Formulas ميزة صالونات ويمكن تجاهلها في عيادة العلاج الطبيعي. كلاهما يحتاج صلاحية Clinical Records — View.
5.8 نافذة العميل الطافية
من لوحة الحجز ولوحة الحجز في التقويم والدفع وصفحة الموعد يُفتح العميل في نافذة طافية بالتبويبات نفسها لمراجعة السجل دون مغادرة المهمة. إجراءات المال (Take payment) موجودة في صفحة السجل الكاملة فقط.