4. التقويم وجدول الموظفين وقائمة الانتظار والزوار دون موعد

التقويم هو المكان الذي يرتّب فيه الاستقبال اليوم: عمود لكل أخصائي، اسحب لنقل حجز، انقر فراغاً لحجزه، وافتح أي حجز في لوحة جانبية.

4.1 العروض وشريط الأدوات

تُظلّل الشبكة الساعات خارج ساعات عمل كل فرع (الإعدادات › إعداد النشاط › Opening hours). عند عدم تسجيل ساعات يُرسم اليوم كاملاً، وهذا ليس «مغلقاً». الخانات المحجوزة مرتين تُعلَّم.

4.2 العمل على الشبكة

• انقر خانة فارغة — تُفتح لوحة الحجز بذلك الأخصائي والتاريخ والوقت.
• اسحب حجزاً إلى وقت أو عمود آخر — يُعاد جدولته. إن تعارضت الخانة الجديدة يُعاد الحجز إلى مكانه ويُسمّى الحجز المتعارض.
• انقر بالزر الأيمن خانة — Add appointment أو Add blocked time (غداء، تدريب، إداري؛ الأنواع تُعرَّف في الإعدادات › الجدولة › Blocked time types). الوقت المحجوب بلا عميل ولا يرسل رسالة.
• انقر حجزاً — تُفتح لوحة الحجز.

4.3 لوحة الحجز (Reservation sheet)

يعرض الرأس الخدمة، ومرجعاً قابلاً للنسخ، وسطر الوقت، وChange (التاريخ أو الوقت أو الأخصائي). الأقسام:

• الحالة مع Change status؛ وChecked in · hh:mm بعد وصول العميل.
• Customer — الاسم رابط إلى سجل العميل؛ View profile يفتح لمحة سريعة فوق اللوحة؛ اتصال وواتساب ونسخ الرقم؛ شارة الحساسية.
• Service (Change service) وسطر التغطية.
• Branch — Move this booking to another branch مع مفتاح Notify the customer.
• Room — المحطة أو الغرفة المخصصة إن كانت العيادة تستخدم الموارد.
• Payment — حالة الفاتورة والمدفوع والمستحق.
• Notes وHistory.

أزرار التذييل: Cancel reservation، Take payment (فقط عند وجود فاتورة مستحقة)، Rebook (الزيارات المكتملة)، Edit، Checkout، Check in.

قاعدتان تحددان ما تراه:

• Check in يُعرض لحجز حي في تاريخ اليوم لم يُسجَّل وصوله.
• Checkout يُعرض ما دامت الزيارة غير مكتملة أو ملغاة وليس لها فاتورة بعد. الدفع ينشئ فاتورة دائماً، فبعد وجود واحدة يُقبض المتبقي عبر Take payment.

كتلة الوقت المحجوب تفتح اللوحة نفسها بزر واحد Remove blocked time.

4.4 قائمة الانتظار (Waitlist)

قائمة الانتظار للعملاء الذين لم يُمكن إعطاؤهم وقتاً. يُسر لا يتصل بهم ولا يعرض عليهم أوقاتاً تلقائياً؛ القائمة تذكير للموظفين.

• Add Customer to Waitlist — العميل، الفرع، الخدمة، الأخصائي المفضل (اختياري)، التاريخ والوقت المفضلان، ملاحظات.
• لكل مدخل Seat now (يبدأ زيارة فوراً ويضعها في جدول اليوم؛ يُرفض إن كان الأخصائي مشغولاً)، وقائمة فيها Mark Contacted وCancel.
• فقط المدخلات waiting وcontacted يمكن إجلاسها.

يمكن إيقاف القائمة واختيار ترتيبها من الإعدادات › الجدولة › Waitlist. تبويب التقارير › Waitlist يعرض المدخلات نفسها كتقرير.

4.5 الزوار دون موعد (Walk-ins)

للعملاء الواقفين في الاستقبال دون موعد. Add a walk-in يطلب الاسم والهاتف والخدمة (Not decided yet مسموح) والأخصائي المفضل وملاحظة. يعرض الطابور موقع كل شخص والانتظار المتوقع، ويُعاد حسابهما عند كل قراءة. Call next ينقل الأول إلى Called؛ Seat now ينشئ الموعد الحقيقي ويبدأ الزيارة. No-show وLeft وCancelled تزيل الشخص من الطابور. شريط فوق شبكة اليوم يعرض مواقع الطابور ما دام أحد ينتظر.

4.6 الدفع — الصندوق الكامل

يُفتح من زر Checkout في لوحة الحجز. هذا الصندوق الكامل؛ لوحة صفحة الموعد المضمّنة هي النسخة السريعة.

من الأعلى إلى الأسفل:

1. Outstanding balance — إن كان على العميل مبلغ سابق تُسرد كل فاتورة مفتوحة مع Manage (صلاحية Billing): إلغاء دفعة، إلغاء الفاتورة، أو شطب المتبقي.
2. Insurance — تطبيق بوليصة العميل أو رفضها أو إزالتها (وحدة التأمين). مع بوليصة مطبَّقة يصبح تقسيم الخادم هو المرجع وتُخفى قائمة Items.
3. Items — بند الخدمة وأي شيء يُضاف بـ Add item، لكل منها كمية وزر إزالة.
4. Adjustments — خصومات جاهزة (0 / 5 / 10 / 15 %)؛ في الزيارة المؤمَّنة ينطبق الخصم على حصة العميل فقط، والنزول تحت حد شركة التأمين يطلب سبباً مكتوباً. بطاقة Tip تظهر فقط إن فُعّلت الإكراميات في الإعدادات › المبيعات والمدفوعات.
5. Payment method — تظهر فقط عند وجود مستحق.
6. Totals — المجموع الفرعي (أو حصة العميل)، الخصم، Covered by باقة، الإكرامية، وTotal due. لا يوجد صف «تأمين ناقص كذا» عمداً: حصة شركة التأمين مال مستحق للعيادة لا خصم.
7. Amount received — معبّأ بالإجمالي. أدخل أقل لتسجيل دفعة جزئية؛ يبقى المتبقي على رصيد العميل. Full يعيده.
8. Charge {method} يُتم البيع، أو Complete visit عند عدم وجود مستحق.

شاشة النجاح تعرض إرسال الإيصال أو طباعته.

4.7 تقويم الموظفين (Roster)

تقويم الموظفين هو الأسبوع المنشور: من في الدوام كل يوم مع الاستراحات. وهو المصدر الذي يستمد منه التقويم الساعات القابلة للحجز بعد إدراج العضو فيه؛ العضو الذي لم يُدرج بعد يبقى على نمطه الأسبوعي في سجل الموظف.

• اختر بداية الأسبوع من منتقي التاريخ. كل خلية تسرد المناوبات؛ Off تعلّم مناوبة ملغاة؛ المناوبات الاستثنائية أو لمرة واحدة ملوّنة ويمكن إزالتها.
• Coverage gaps يسمّي الأيام والفروع التي لا أحد فيها.
• Add a shift (صلاحية Staff) ينشئ نمطاً متكرراً أو مناوبة لمرة واحدة.
• Swap one shift يستبدل من يغطي يوماً واحداً دون المساس بالنمط.
• إن عدّل أحد ساعات العمل خارج الجدول يظهر شريط يعرض Re-apply the roster. الاستثناء المؤرَّخ على مستوى العيادة (عطلة، ساعات رمضان) ليس خطأً ولا شيء يُعاد تطبيقه.

يعرض الجدول ساعات المناوبة فقط، ولا يعرض ساعات العمل الفعلية أبداً.