11. المهام اليومية لعيادة العلاج الطبيعي

الفصول السابقة تصف الشاشات. هذا الفصل يصف المهام بالترتيب الذي تؤديه به العيادة.

11.1 الزيارة الأولى لمريض جديد

1. احجز Initial assessment من التقويم (انقر الخانة) أو المواعيد › New Appointment. استخدم New customer داخل اللوحة بالاسم والجوال فقط. اترك Notify the customer مفعّلاً ليصله تأكيد واتساب.
2. قبل الزيارة افتح سجل العميل (العملاء) وأكمل التفاصيل: تاريخ الميلاد، بوليصة التأمين، الحساسيات وموانع الاستعمال، الطبيب المحوِّل، اللغة المفضلة.
3. عند الوصول اضغط Check in في قائمة اليوم. التقط نموذج الاستقبال ونموذج الموافقة من صفحة الموعد (Form) وأكملهما مع المريض.
4. يفتح الأخصائي الموعد ويضبط الحالة In progress ويعالج ويكتب Session Notes مع نسبة التقدّم.
5. إن اتُفق على برنامج جلسات افتح تبويب Plan في سجل العميل وأنشئ الخطة العلاجية (البرنامج، الملاحظات، عدد الجلسات). إن اشترى المريض باقة فبعها من الخدمات والمنتجات.
6. Checkout في صفحة الموعد (أو لوحة التقويم للخصومات والإكراميات). تصبح الزيارة Completed ويُرسل طلب التقييم تلقائياً.
7. Book next appointment من الإجراءات السريعة في صفحة الموعد.

11.2 برنامج علاجي بباقة جلسات

1. بع الباقة: الخدمات والمنتجات › Memberships › Sell ← العميل، طريقة الدفع. تُنشأ الفاتورة وتُضاف الجلسات.
2. عند حجز كل جلسة يعرض سطر Coverage في اللوحة الباقة والعدد المتبقي؛ اخترها تحت Pay with a plan إن لم تكن مختارة.
3. عند الدفع تُخصم الجلسة من الباقة ويصبح المبلغ No charge؛ اضغط Complete — no charge.
4. تابع البرنامج في تبويب Plan بسجل العميل: الجلسات المكتملة والمحجوزة والمتبقية، ورصيد الباقة بجانبها. الجلسات الغائبة تُحتسب على الخطة.
5. عند نفاد الباقة يطلب الحجز التالي الدفع مجدداً؛ بع باقة أخرى أو اقبض لكل زيارة.

11.3 زيارة مؤمَّنة

1. تأكد أن الشركة مضبوطة في الإعدادات › شركات التأمين بسعر للخدمة.
2. سجّل البوليصة في سجل العميل مع حصة العميل بالنسبة المئوية وتاريخ الانتهاء.
3. عند الدفع طبّق البوليصة في لوحة التأمين. حصّل حصة العميل فقط.
4. شهرياً افتح التقارير › Insurance، واختر الشركة والفترة، ونزّل ملف المطالبة للإرسال.

11.4 عميل يحجز عبر الإنترنت أو التطبيق

• الحجوزات الفورية تظهر في جرس الإشعارات وفي التقويم.
• الحجوزات التي تحتاج رداً تظهر طلبات حجز في لوحة التحكم: Accept للحجز أو Decline بسبب يقرؤه العميل. أجب ضمن نافذة الرد المعروضة.

11.5 إعادة الجدولة والإلغاء والغياب

• إعادة الجدولة: اسحب الحجز في التقويم، أو Edit في صفحة الموعد ثم Change للتاريخ والوقت. يُخطَر العميل ما لم توقف المفتاح.
• الإلغاء: زر Cancel في صفحة الموعد أو Cancel reservation في لوحة الحجز. إن كنت تملك Billing تطبّق نافذة late change سياسة العيادة.
• الغياب: من قائمة الصف أو عنصر الحالة. يظهر بعدها زر Rebook في تبويب Activity بسجل العميل لذلك اليوم.
• الوقت المحرَّر: افتح Waitlist واضغط Seat now أو اتصل بأول عميل مناسب.

11.6 الزوار دون موعد

أضف الشخص إلى طابور Walk-ins في التقويم مع الخدمة إن عُرفت. عندما يتفرغ أخصائي اضغط Call next ثم Seat now؛ تبدأ الزيارة وتظهر في قائمة اليوم.

11.7 نهاية اليوم

1. المواعيد لليوم: يجب أن يكون كل صف Completed أو Cancelled أو No show. صحّح ما بقي Confirmed أو In progress.
2. لوحة التحكم › Pending Invoices: اقبض أو اشطب ليطابق نقد اليوم.
3. التقارير › Sales › Daily summary لإجماليات اليوم حسب طريقة الدفع.
4. راجع قائمة الغد وتقويم الموظفين لفجوات التغطية.

11.8 الإغلاق لعطلة أو يوم تدريب

الإعدادات › الجدولة › Closed periods › Add بالتواريخ، والعيادة أو فرع واحد، واسم عربي؛ يراه العملاء سبباً لعدم عرض أوقات. ليوم واحد بساعات مختلفة استخدم Dated hours بدلاً منه.

11.9 انضمام أخصائي جديد

1. الإعدادات › الفريق › Add staff: الاسم، الدور therapist، البريد، Send invite email، علّم الخدمات التي يقدّمها، اضبط الساعات الأسبوعية، Show in calendar وBookable online.
2. إن كان للعيادة عدة فروع فاربطه بفرعه من إعداد النشاط › Locations › Edit › Services & Team.
3. أضفه إلى تقويم الموظفين.
4. يسجّل الدخول بالرابط المرسل ويرفع صورته من حسابي.

11.10 مغادرة أخصائي

الإعدادات › الفريق › archive. يُخفى في كل مكان ولا يستطيع الدخول؛ يبقى سجله وتقييماته. أعد تعيين حجوزاته القادمة في التقويم.